Documenten digitaliseren

Documenten digitaliseren

Elke organisatie heeft dagelijks te maken met een stroom papieren en digitale documenten die binnenkomen. Vaak belangrijke documenten zoals facturen, personeelsdossiers of transportdocumenten. Ricoh digitaliseert de workflow en helpt u met het op de juiste manier archiveren van elk document. Hiermee maakt u een grote efficiencyslag en reduceert de kans op fouten.

Ricoh helpt u in 3 stappen met het digitaliseren van zowel papieren als digitale documenten documenten:

  • Vastleggen
  • Verwerken
  • Afleveren

Vastleggen van documenten

1. van papier naar digitaal

Om papieren documenten vast te leggen, moeten ze eerst gescand worden. Dat vergt veel handelingen op een scanner of een multifunctionele printer (MFP). Een tijdrovende en foutgevoelige klus. Ricoh kan haar MFP’s voorzien van slimme software die het scala aan handelingen overbodig maakt. Op het display van uw MFP worden buttons aangemaakt die specifiek zijn voor uw werkprocessen. Bij één druk op een bepaalde knop, weet de MFP exact wat er moet gebeuren.

2. van digitaal naar digitaal

Niet alleen papieren documenten, maar ook digitale documenten moeten vaak nog bewerkt worden voordat ze het bedrijfsproces ingaan. Ook daarin is grote winst te behalen met de slimme software die Ricoh. Deze software:

  • kan e-mailboxen van u en uw werknemers automatisch uitlezen op bijlagen;
  • maakt het mogelijk om via een menuknop in MS Office de documenten die op de desktop staan, vast te leggen en voorzien van extra informatie;
  • stelt u in staat documenten vast te leggen die binnenkomen op mobiele telefoons of tablets, en deze te voorzien van informatie.

Verwerken van documenten

Snel kunnen terugvinden én bewerken van eenmaal opgeslagen documenten zorgt ervoor dat u efficiënt kunt werken. Ricoh ondersteunt dit met technologie voor tekstherkenning (OCR). Karakters in het document worden herkend zodat u het document in een bewerkbaar formaat kunt opslaan (bijvoorbeeld Word of Excel) of als doorzoekbaar PDF-document. Als er een barcode op het document staat, kan deze eventueel ook uitgelezen worden.

Afleveren van documenten

>Bij een goede workflow hoort dat documenten terecht komen op de juiste plek van bestemming. Dat kan door bijvoorbeeld het document als bijlage per e-mail te versturen of meteen naar een (netwerk)folder. In veel gevallen verdient het de voorkeur het document direct onder te brengen in uw primaire bedrijfsapplicatie. Bijvoorbeeld  een ERP systeem, office applicaties of  document management systemen. Ook dat regelt Ricoh voor u. Ricoh heeft inmiddels met meer dan 100 bedrijfsapplicaties een integratie tot stand gebracht. De kans is dus groot dat de applicatie waar u mee werkt er ook tussen zit.

Enkele voorbeelden:

  • Voor een bank regelden wij dat inschrijvingsbewijzen en Kamer van Koophandel-documenten automatisch de juiste route volgen naar het document management systeem.
  • Voor een uitzendbureau staan gescande identiteitsbewijzen direct klaar in de HR-applicatie voor verdere verwerking en verzending.
  • Vele organisaties werken inmiddels met software waarmee inkomende facturen na één druk op de knop direct naar de centrale factuurverwerkingsapplicatie gaan.

De vele voordelen van documenten digitaliseren

  • Makkelijk documenten delen, digitaal zijn ze immers altijd voor iedereen beschikbaar.
  • Grote tijdwinst omdat langdurige zoekacties naar documenten tot het verleden behoren.
  • Reductie van fouten bij kopiëren en opslaan door het automatiseren van de workflow.
  • Verhoging van de efficiency omdat scannen en opslaan van documenten secuur uitgevoerd wordt.
  • Geen onnodige netwerkbelasting, de scaninstellingen staan vast in de optimale setting.
  • Minimale kans op boetes en schadeclaims omdat cruciale documenten altijd terug te vinden zijn.
  • Besparing op inventaris want mappen, rekken en archiefruimten zijn niet meer nodig voor opslag.

Bespaar met slim digitaliseren

Langdurig zoeken naar documenten en incomplete dossiers leveren hoofdbrekens op. Soms zijn documenten zelfs helemaal niet meer te vinden. Herstellen van fout opgeslagen en zoekgeraakte documenten loopt snel in de papieren. Dat zijn geen verloren minuten of uren, maar dagen.  Door digitaliseren van documenten hebben uw medewerkers meer tijd voor hun primaire werkzaamheden. De winst in geld en tijd die u hiermee maakt is de investering meer dan waard.

Maatwerk van Ricoh voor ondernemers

Ricoh weet als marktleider als geen ander waar de pijnpunten zitten en welke oplossing het beste past bij ondernemers. Jarenlange ervaring en betrokkenheid van Ricoh-medewerkers bij ondernemend Nederland leiden tot voortdurende innovatie en maatwerk voor het MKB. Ruim 300 engineers staat 24/7 voor u klaar

Software

  • One Action Flow: terugdringen van foutgevoelige, handmatige documentverwerking
  • GlobalScan NX: bewerkbare bestandsformaten rechtstreeks op een MFP scannen en beveiliging toevoegen aan PDF-bestanden
  • Document Manager NX: eenvoudig elektronische documenten omzetten naar de bewerkbare bestandsformaten van uw keuze.
Contact